主催初心者講座

主催初心者講座3:主催のやること②当日までの準備

投稿日:2020年2月2日 更新日:

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セイラン:書類を提出して、場所を確保してからがスタート。ここから大きく分けて2つの説明を準備する。参加者に対しての説明と、施設側への説明

セイラン:参加者に対しての説明は、Twiplaで説明用ページを作成、自分でも発信して参加者にも周りに周知してもらう。

セイラン:施設側へは、当日に開催する他の団体や施設側への、イベント内容の説明のこと。他の団体はお祭りなどの団体で、子供などの来場も考えられるので、施設側にもどんなイベントであるかの説明などが重要になってくる。

セイラン:何がしたいかということが定まってくれば、自ずと必要なものがわかるのでそれを揃える。グッズや資料作成のために必要なイラストなどに関してはコミッション納期などがあるので、事前に何が必要かピックアップしておく。

だにぃ:簡単なものでいいのでまずは企画書を用意する。企画書で自分たちがなにをするのか明確にして施設側に問題がないか確認する。

だにぃ:参加者はTwiplaを使用して募っている。Twiplaを載せる情報は、開催内容・諸注意・価格等。個人のTwiplaでもいいけど、日常のツイートと混ざるのでイベントのアカウントを持つのがいいと思う。

だにぃ:参加者が募ってきたら、当日までのタイムラインをTo Doリスト化しておく。いつまでに何をするべきかを区切って作成しておいている。

だにぃ:当日の費用については、西ナーでは事前振込を採用している。なぜなら、当日の金銭の授受が件数が多くなってしまうため。また、費用が比較的高額(~2万円)であるため。なお、いただいたお金を事前の物資の購入にもあてている。

だにぃ:数回の打ち合わせを会場側と行っていく。開催1週間前に会場側との最終打ち合わせを行い、当日の予定の申し送り (撮影やら食事の時間など)、参加者の来場予定時間などを伝える。

つばき:他の人と同じで組織内や会場側との綿密な打ち合わせが必要。あとはエゴサーチ、Twitterとか。エゴサーチの目的は、来場予定者がどんなものを楽しみにしているか、ニーズをつかめる。しかし第一にすべきはスタッフ側の意見なのでそれに惑わされすぎない様にする。

つばき:サブプランは常に持っておくこと、企画が倒れてしまった場合のサブプランを常に考えながらやっていく。

がじゅー:初回が一番大変、何から手をつければいいかわからない。そこで初めにすべきは、全てのタスクの洗い出し。分類してタスクの断捨離をしていらないタスクを省く、だいたいこれが開催8ヶ月前とかにやる。

がじゅー:続いて、タスクの役割分担。チームの中で解決できることは分担してやっていく。自分たちに無理な場合は、外注(他の参加者に協力を仰ぐ)。

がじゅー:それから、人を集めていく。しかし、実績がないとなかなか人があつにくい・・・!そのため、初回は身内に「きてください」ってお願いするぐらいの勢いでいた方がいい。さらに友達に友達を呼んでもらう!!

主催初心者講座4:主催のやること③当日の動き

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