主催初心者講座

主催初心者講座4:主催のやること③当日の動き

投稿日:2020年2月2日 更新日:

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セイラン:正直事前準備がしっかりできていれば、当日はだいぶ楽。参加者が多くなっていけば時間がすぎていくのがあっという間。

セイラン:スタッフ・ボランティアは常に連絡できるようにしておく。特に主催はすぐに動ける様にしておくことが大切。

だにぃ:自分の場合は紙媒体のチェックリストを作成して、To Doの管理をしている。会場入りしてから、事前の準備ができているかのチェック。宿泊の場合、消防法の関係で部屋割りなどを決めなくてはいけない場合が出てくる。

だにぃ:他には、当日お手伝いしてもらう人のタスクの確認など。開会式でも諸注意を周知させていく。

だにぃ:宿泊型でもワンデイ型でも閉会までの時間が長いだけで基本的には同じで、ちゃんとスケジュール通りに進んでいるかをチェックリスト使って確認してく。もし変更がある場合には全体に周知できる様にしていく。

つばき:イベント開催中はいかに代表をフリーにさせられるかが重要。主催は最終決定に重要なので、当日の動きを主催以外の誰に聞けばいいのかなどを明確に割り振ってしておくことが大切。規模が小さいほど主催に依存してしまう傾向があるが、できるだけそうならない様に事前準備をしておくことが大切。

つばき:会場内でもエゴサーチ、ただし、意味合いがさっきと違う。会場内での出来事をリアルタイムに把握することができる。何があったか、今後どうしていくかのフィードバックがしやすくなる。

つばき:あと企画に関しては5%の法則が当てはまる。すなわち、参加予定者の中の5%の人間が「確実にいくぞ」という風な形になってくれていれば、企画としては成立していくので、まずはこの段階を目指していく。すなわち5%を達成するために何をするべきかをブレイクダウンして考えていく。

がじゅー:正直何も考えてないし、考えられない。いろいろ考えても混乱を招くことが考えられる。正直50%ぐらいのことは想定通りにはいかない。時には諦めも大事。

がじゅー:当日のスケジュールについては、できるだけきめ細やかなスケジュールを組んでシフトなども明確にする。

がじゅー:当日の内容の申し送りは1週間前には決めておく。当日持っていくものの荷造りなどもしておく。

がじゅー:当日、開会式ができればイベントは動き始める。一番大切なのは、事前に組んだスケジュール通りにしっかりと動く様に周知しておくこと。

主催初心者講座5:主催のやること④開催後の動き

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